Импорт в Outlook

Как да прехвърлим писмата, съхранявани в Outlook от един компютър на друг

Microsoft Outlook, който е част от пакета Microsoft Office е може би най-използваният имейл клиент за потребителите на операционни системи Windows. Този офис инструмент изтегля писмата, които получавате по електронната поща, както и запазва тези, които сте изпратили през интерфейса на програмата. Това означава, че цялата тази кореспонденция се съхранява локално на вашия компютър.

Когато настройвате Outlook за достъп до вашия имейл, писмата съхранявани на мейл сървъра би следвало автоматично да бъдат свалени на локалния диск. Така винаги ще имате достъп до тях, дори и без връзка с интернет.

Какво обаче се случва, когато конфигурирате Outlook за достъп до акаунта на някой нов компютър, а кореспонденцията (входящи, изходящи, изтрити) по някаква причина вече е премахната от mail сървъра?! Съвсем логично, в тази ситуация мейл клиентът няма какво да синхронизира със сървъра. Новите писма ще се запазват от Outlook, но старите няма да са налични.

Добрата новина е, че съхраняваните локално данни от Outlook могат да се трансферират между отделни компютри. Това е мнoго просто, тъй като мейл клиентът съхранява информацията за акаунта в специален файл – база данни с разширение .pst (Personal Storage Table, PST). С други думи казано, ако до момента сте използвали Outlook на някой друг компютър, това ви дава възможност да използвате неговата база като архив за възстановяване.

След като инсталирате Outlook на нов компютър, ще имате нов, празен PST файл. Този файл може да бъде „налят“ с данни чрез синхронизирането им от мейл сървъра (ако на него се съхранява нещо) или чрез импорт от друг PST файл.

Прехвърляне на кореспонденцията в Outlook от един компютър на друг

Добавете акаунт в Outlook

Преди това, първата и най-важна стъпка е да конфигурирате акаунта си в Outlook на новия компютър. Както вече споменахме, ако на мейл сървъра се съхранява някаква кореспонденция, Outlook би следвало да я изтегли след това.

Виж Как да конфигурираме Microsoft Outlook за достъп до поща в ABV
Виж още Как да конфигурираме Microsoft Outlook за достъп до Gmail поща

Копирайте PST файла с данните от стария си компютър

Следващата стъпка е да откриете къде на локалния диск на вашия стар компютър се съхраняват данните на Outlook. Ако трябва да бъдем по-точни, трябва да откриете файл с разширение .pst.

При по-новите версии на Microsoft Office този файл обичайно се съхранява в директория Documents\Outlook Files и откриването му не е никак сложна задача. При по-старите версии, например Outlook 2007 базата данни на акаунта вероятно се съхранява в определена скрита директория AppData. Не губете време да търсите PST файла през файловия експлорер на Windows, а използвайте метода, който ще ви предложим.

За откриването на този файл може да използвате прозореца с настройките на акаунтите в Outlook. Така например, ако използвате версия на MS Office 2010-2019, отидете на меню File > Info > Account Settings > Account Settings.

Account Settings

При версия 2007 или по-стара на Outlook трябва да отидете на меню Tools > Account Settings.

И в двата случая ще видите прозореца, показан на изображението долу. Кликнете на таб Data Files, маркирайте базата данни за вашия акаунт и използвайте опция Open File Location.

Open File Location

Горните стъпки ще ви отведат точно в директорията, където се съхранява PST файлът с вашата кореспонденция. Неговият размер може да варира от няколко десетки мегабайта до няколко гигабайта!

Затворете всички прозорци на Outlook, като оставите на екрана само директорията с .pst файла. Копирайте този файл от стария и го прехвърлете на новия компютър, например чрез флаш памет. В никакъв случай не се опитвайте да заменяте (презаписвате) PST файла на Outlook от единия компютър с PST файла на другия!

Импортирайте данните на новия компютър

Третата и най-важна стъпка е импорт на данните от PST файла, който вече прехвърлихте на другия компютър. Това става в няколко прости стъпки през Outlook.

1. Стартирайте Microsoft Outlook на новия компютър и отидете на меню File > Open & Export > Import/Export.

Import/Export

2. Ще се отвори съветник, в който ще трябва да преминете към няколко последователни стъпки. Така например в първия прозорец изберете Import from another program or file и продължете напред с Next.

Import from another program or file

3. Необходимо е да посочите типа на данните, които искате да импортирате. В този случай ще използвате PST файл затова изберете Outlook Data File (.pst). Продължете напред с Next.

Outlook Data File (.pst)

4. В следващия прозорец с помощта на бутона Browse посочете локацията на .pst файла, който ще импортирате (файла, който прехвърлихте от стария си компютър).

Browse .pst file

5. В следващата стъпка трябва да посочите какво точно искате да импортирате. Ако желаете да прехвърлите всичко, оставете нещата така, както са по подразбиране и кликнете на Finish.

Finish

До броени секунди ще започне импортирането на данни в Outlook. Изчакайте, докато процедурата приключи.

В този пример ние използвахме Outlook 2016, част от пакета Microsoft Office 2016. Следва да поясним, че експортирането и импортирането на данни става без проблем и между различни версии на офис пакета. За тази цел тествахме този метод използвайки PST файл от Outlook 2007. Данните бяха успешно импортирани в Outlook 2016 на друг компютър.

© PCGuide.bg. Автор: Светослав Миронов.

Facebook Comments

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *