Настолната версия на Microsoft Outlook съхранява вашите контакти локално. Така всеки път, когато пишете мейл до някого ще може да изберете неговия имейл адрес от контактите или адресната книга.
Но какво би се случило със съхранените контакти, ако си смените компютъра или мигрирате към нов сървър или акаунт?
Локално съхраняваните данни от настолната версия на Outlook могат да се експортират във файл и след това да се импортират на друг компютър с MS Outlook. Дори версиите на офис пакета да са различни, това също няма да е проблем.
За да ви убедим в това, ще ви демонстрираме как експортирахме контактите от Microsoft Office 2003 и след това импортирахме същите на друг компютър с Microsoft Office 2016.
Експорт на контактите от MS Outlook във файл
Независимо дали използвате стара версия, като например Microsoft Office 2003 или по-нова версия (Office 2016, Office 2019), принципът и стъпките за експорт на данни са сходни:
1. Отворете вашия имейл клиент Microsoft Outlook и изберете меню File > Import and Export (при по-новите версии на офис пакета е File > Open & Export > Import/Export):
2. Ще се отвори помощникът за импорт и експорт на данни. От първия прозорец изберете Export to a file и продължете напред с Next.
3. В следващия прозорец изберете Comma separated values и продължете напред.
4. В следващата стъпка трябва да посочите данните от коя директория на Outlook искате да експортирате във файл. В конкретната ситуация, ако ще генерирате файл с данни за контактите, избирате Contacts и продължавате напред.
5. Използвайте Browse, за да посочите местоположението и името на файла, в който ще се запишат данните. След това продължете напред с Next.
Забележка: Тъй като в т.2 избрахме Comma separated values, контактите ще се запазят в CSV файл, който можете да прехвърлите на всеки друг компютър.
6. В последната стъпка просто трябва да потвърдите, че искате да експортирате директорията с контактите. Просто кликнете на Finish.
Импорт на контактите от файл в MS Outlook
Ще използваме експортния файл от предходната точка, за да импортираме контактите на нашия нов компютър. В този пример ще направим това на Outlook 2016, като предварително сме конфигурирали POP3 мейл акаунт за достъп до нашата поща.
Процедурата по импорт на данни (контакти, календар и т.н.) е много сходна с тази по експорта им във файл. Ето как става – стъпка по стъпка:
1. След като сте конфигурирали вашия акаунт в Outlook, влезте в меню File > Open & Export > Import/Export (File > Import and Export при Outlook 2003):
2. Изберете Import from another program or file и продължете с Next.
3. В следващата стъпка трябва да посочите вида на файла, от който ще импортирате данни за контактите. В нашия случай при експортирането бяхме посочили Comma separated values и сега ще изберем същия формат.
Забележка: Ако сте направили експортния файл в .pst формат, трябва отново да изберете Outlook Data File (.pst).
4. В следващия прозорец използвайте Browse, за да посочите местонахождението на експортния файл. Трябва да посочите и какво да се направи с дублираните данни.
- Replace duplicates with items imported – изберете тази опция, ако смятате, че данните, които ще импортирате са по-пълни от въведените вече в Outlook (те ще ги препокрият).
- Allow duplicates to be created (default) – избирайки тази опция, няма да се извърши припокриване на дублирани данни и нищо няма да се загуби.
- Do not import duplicate items – изберете тази опция, ако вече сте въвели част от контактите и не искате те да бъдат препокрити с дублираните данни за импорт.
5. Посочете директорията, където данните ще се импортират – в този случай Contacts. Продължете напред с Next.
6. В последната стъпка, ако не искате да правите други промени, просто натиснете бутон Finish. Данните ще се импортират и с това процедурата приключва.
С показаните стъпки освен контакти, можете да правите експорт/импорти и на други данни от Outlook като данни от календара, входяща, изходяща поща и т.н. Ако искате да прехвърлите цялата си пощенска кутия към друг акаунт или устройство, препоръчваме да използвате формата Outlook Data File (.pst).
© PCGuide.bg. Автор: Светослав Миронов
Казвам се Светослав Миронов и съм администратор на PCGuide.bg. Автор съм на материалите, публикувани тук. Интересите ми са преди всичко в областта на информационните технологии и по-конкретно операционни системи Microsoft Windows, софтуер и антивирусна защита.