MS Office 2016

Автоматично запазване на MS Office документи през определено време

На всеки работещ с Microsoft Office потребител му се е случвало поне веднъж да загуби текущата си работа по даден офис документ. Причините може да са до болка познати, например: срив на системата резултат от токов удар или системна грешка, срив на офис приложението или най-баналното – затваряне на документ, без промените в него да бъдат съхранени. Независимо от причината, подобна ситуация може да бъде доста неприятна. Това важи особено за тези потребители, които нямат навика периодично да използват бутона Save, когато въвеждат информация в офис документ.

Какво е AutoRecover в Word, Excel и т.н.

Актуалните версии на офис приложенията от пакета Microsoft Office разполагат с функция, която се нарича AutoRecover (от Автоматично възстановяване). Тази възможност по подразбиране е разрешена и нейна задача е да през определен интервал от време да съхранява копие на вашия „прогрес” по текущия офис документ в Word, Excel, Publisher или PowerPoint.

AutoRecover не бива да се бърка с функцията AutoSave. Втората има същото предназначение, но работи при документи, съхранявани на облачното хранилище OneDrive.

AutoRecover автоматично запазва в специална директория копие от офис документа, върху който работите в момента. Така при евентуален срив ще разполагате с някакво негово копие, актуално към даден етап от работата ви. След повторното стартиране на офис програмата, тя би следвало да ви предложи да възстановите запазения прогрес от AutoRecover.

Тук следва да уточним, че автоматичното създаване на резервно копие става през определен интервал от време, който по подразбиране е 10 минути. Този интервал понякога може да се окаже прекалено дълъг – за това време можете да сте свършили доста работа, загубата на която да е критична.

С този материал искаме да ви демонстрираме как да направите така, че функцията AutoRecover да запазва вашия „прогрес“ през по-кратък интервал – примерно през една или няколко минути. Ако използвате и други офис приложения, примерно Excel или PowerPoint, там трябва да приложите същите стъпки. Всяко едно приложение на офис пакета (Word, Excel, PowerPoint, Publisher и т.н.) използва свои собствени потребителски настройки, които се персонализират индивидуално.

Конфигуриране на времето за автоматично запазване на документи

И така, нека се върнем на въпроса как да направите така, че AutoRecover да съхранява вашите документи през по-малък времеви интервал. Следвайте тези няколко стъпки:

1. Стартирайте желаното офис приложение от пакета Microsoft Office. В нашия пример ще използваме Microsoft Word 2016.
2. Изберете меню File > Options (MS Office 2010, 2013, 2016, 2019).

File Options

Забележка: При Microsoft Office 2007 трябва да кликнете на големия бутон в горния ляв ъгъл, след което да изберете бутона за опциите (Word options, Excel options и т.н.) Ако използвате още по-стара версия, примерно Microsoft Office 2003, за достъп до менюто с опции трябва да отидете на Tools > Options.

3. Ще видите прозореца с опциите на офис приложението. Изберете раздел Save от прозореца.

4. Обърнете внимание на опцията Save AutoRecover information every. Отметката трябва да е поставена, а интервала по подразбиране би трябвало да е 10 минути. Променете този интервал на по-малка стойност, ако желаете по-често да бъде съзвавано резервно копие на работния документ. Потвърдете промените с OK.

Save AutoRecover information every

В нашия пример сме поставили интервал от 1 минута, както споменахме по-нагоре. Това по принцип е много кратък интервал, ето защо ако сметнете за необходимо, задайте по-голям – примерно 3 минути.

За тези, които често използват Excel или друго офис приложение от пакета Microsoft Office, стъпките са идентични. Отново подчертавам, че всяко офис приложение използва собствени параметри за функцията AutoRecover.

© PCGuide.bg. Автор: Светослав Миронов.

Facebook Comments

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *